Se é um comerciante ou prestador de serviços e pretende deixar de emitir faturas em papel tem de comunicar essa intenção à Autoridade Tributária (AT) através do Portal das Finanças. Compilámos as regras da Portaria 144/2019, que define as regras do novo regime, e contamos-lhe tudo.
É uma das novidades incluídas no Decreto-Lei n.º 28/2019 e regulamentada pela Portaria n.º 144/2019, publicada no passado dia 15 de maio. Mas antes de lhe dizermos o que precisa de fazer se quiser aderir, sugerimos começar pelo início, fazendo um breve enquadramento acerca do tema que tantas dúvidas tem suscitado. Afinal de contas, o que é uma fatura sem papel?
É uma medida do Simplex, programa de simplificação administrativa do Estado, que promove a desmaterialização de documentos (emissão e arquivo). Desde que o consumidor aceite, as faturas deixam de ser impressas em papel e passam a poder ser emitidas por meio eletrónico (através de um programa informático certificado), sendo disponibilizadas no Portal das Finanças e enviadas pelo vendedor (para o consumidor) por meio eletrónico (e-mail ou aplicação).
As vantagens para qualquer negócio são mais que muitas e passam pelo nível de poupança envolvido – de acordo com o estudo “E-invoicing/E-billing Billentis Report 2014”, o emissor paga, em média, 11,10 euros por cada fatura emitida em papel, valor que cai para 4,5 euros, caso opte pela versão eletrónica, o que representa uma poupança de 6,6 euros por fatura –, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa, pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.
Requisitos para a dispensa de impressão
Agora que já se inteirou de todas as vantagens inerentes e quer pôr fim às faturas em papel na sua empresa, o primeiro passo, mesmo antes de aceder ao Portal das Finanças para comunicar o exercício da opção, passa por se inteirar das condições e requisitos necessários:
Tem de emitir as faturas através de um programa informático certificado como o Drive FX;
Tem de ter a aceitação do cliente, ou seja, só está dispensado da impressão se o consumidor final não exigir a fatura impressa, nomeadamente por duvidar que foi emitida;
Tem de comunicar os elementos das faturas abrangidas pela dispensa de impressão em papel à AT por transmissão eletrónica de dados em tempo real, integrada em programa de faturação eletrónica, ou mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T(PT);
Tem de comunicar em tempo real (o momento em que procede à emissão da fatura) o conteúdo da(s) fatura(s) aos respetivos adquirentes ou destinatários através de meio eletrónico.
Comunique à AT a sua intenção
Se, enquanto sujeito passivo, quiser ser dispensado da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica para o adquirente ou destinatário não sujeito passivo, deve comunicar previamente essa opção à AT através da área “Atendimento e-balcão” do Portal das Finanças. Só tem de:
Clicar no botão “registar uma nova questão”;
Seleccionar as opções “e-fatura” (campo “Imposto ou área”), “Adesão Fatura s/Papel” (campo “Tipo de questão”) e “Nos termos art. 4º n.1” ou “Nos termos art. 4º n.2 (campo “Questão), dependendo se quer comunicar as faturas à At em tempo real ou se pretende fazê-lo através do método SAF-T(PT);
Preencher o campo “Assunto” com o texto “Portaria 144/2019 – Comunicação Opção – NIF da entidade aderente.
Preencher o campo “Mensagem” com o texto “Declaro que pretendo optar pela dispensa de impressão de fatura em papel reunindo as condições previstas no Art. 4.º da Portaria 144/2019 de 15 de maio”.
Faturas disponíveis no Portal das Finanças
Sempre que a comunicação com a AT for feita em tempo real, enquanto comerciante/prestador de serviços pode consultar de imediato as faturas no Portal das Finanças após a sua emissão. No caso dos destinatários das faturas e para prevenir as situações em que as empresas optam pela comunicação à AT via SAF-T (PT) – de relembrar que, com a publicação do Decreto-Lei n.º 28/2019 , o prazo de comunicação dos elementos das faturas passou a ter de ser efetuado até ao dia 15 do mês seguinte à data de emissão das faturas – as faturas são disponibilizadas pela Autoridade Tributária na respetiva área pessoal do e-fatura até ao 10.º dia seguinte ao termo do prazo [para envio do SAF-T (PT)].
Governo prevê reavaliação da Portaria no futuro
O novo regime traz, de acordo com o Governo, “claros benefícios em termos de simplificação da relação entre os sujeitos passivos e respetivos clientes”, facto que, nesta fase, justifica a adoção de “alguma flexibilidade relativamente à obrigação de comunicação dos elementos das faturas pelos sujeitos passivos à AT em tempo real”. Trocado por miúdos, e como já foi referido, é permitido às empresas que não se encontrem habilitadas com essa forma de comunicação on timing – nomeadamente por não possuírem ainda soluções informáticas suficientemente desenvolvidas para o efeito – exercer a opção de dispensa de impressão, mediante a possibilidade de fazer a comunicação à AT via SAF-T (PT). Como forma de “compensação” desta flexibilidade “provisória”, instaurou-se a obrigatoriedade, também já referida, de que “a comunicação do conteúdo da fatura aos adquirentes ou destinatários não sujeitos passivos ocorre de forma instantânea” (por e-mail).
Ciente de que a solução encontrada é aquela que permite uma aplicação mais rápida da fatura sem papel “sem descurar os objetivos de controlo de emissão de faturas pelos sujeitos passivos”, o governo ressalva, no entanto, que “no futuro, com uma maior maturidade do regime e com evolução dos sistemas de comunicação, o presente regime deverá ser reavaliado”.